Sportbedrijf Almere werkt met lef en ambitie aan de ontwikkeling en versterking van een sportief Almere. Jaarlijks verwelkomt het sportbedrijf ruim 500.000 sporters en supporters. Om al deze sportievelingen een sportief uitje te bezorgen in een van de acht sporthallen, steken de medewerkers van het sportbedrijf dag in dag uit hun handen uit de mouwen.
Om deze medewerkers zo efficiënt mogelijk in te roosteren en de gewerkte uren voor alle sportlocaties snel en foutloos te verwerken, is professionele software essentieel. Sinds 2009 maakt het Sportbedrijf daarvoor tevreden gebruik van de Korton Personeelsplanner. We spraken Marcel van Alder (Adviseur Verhuur) en Pieter Schrijver (Planning sporthallen en evenementen) van Sportbedrijf Almere, over de roostersoftware van Korton.
“De inzet van medewerkers is sterk afhankelijk van de verhuur van onze sporthallen. Korton Personeelsplanner helpt ons hierbij. Het programma stemt de dienstroosters van medewerkers volledig automatisch af op de verhuur. Zo voorkomen we dat er te veel of te weinig medewerkers staan ingeroosterd tijdens evenementen of onderhoud aan de hal. Voor ons en de medewerkers is dat echt een groot pluspunt,” zegt Van Alder.
Omdat in de wintermaanden meer sportevenementen in de sporthallen zijn dan in de zomermaanden, zijn de werkweken en werktijden van onze sporthalmedewerkers seizoensgebonden,” vertelt Schrijver. “Dit maakt het soms lastig om personeel goed in te plannen binnen de afspraken in hun arbeidscontract, maar met de roostersoftware van Korton gaat ook dat vlekkeloos. We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije dagen van iedere medewerker en kunnen het rooster hierop aanpassen. Bovendien houdt Korton Personeelsplanner rekening met de afspraken binnen de cao, zoals arbeidstijden. Je krijgt direct een melding als het rooster van een medewerker niet aansluit op de gemaakte afspraken.
Het beheer en de personeelsplanning van de acht sporthallen wordt sinds een aantal jaar centraal geregeld. Voor ons en de sporthalmedewerkers was dit een grote verandering, maar met behulp van de roostersoftware van Korton hebben wij grote stappen vooruit gemaakt op het gebied van personeelsplanning en het beheer van de sporthallen. Door met Korton Personeelsplanner de planning van het personeel voor alle sporthallen te regelen, kunnen we de sporthalmedewerkers nu veel efficiënter inzetten.
Het programma stelt automatisch de meest ideale dienstroosters op voor alle sporthallen. We maken niet meer gebruik van acht aparte dienstroosters waardoor de samenwerking tussen de sporthallen beter is. De sporthallen maken nu gebruik van elkaars capaciteit, omdat medewerkers worden ingezet op meerdere locaties.
Al in de eerste twee jaar dat wij de roostersoftware van Korton gebruikten voor personeelsplanning, zagen we resultaat,” vult Schrijver aan. “We konden het aantal sporthalmedewerkers van dertig naar twintig terugdringen en de personeelskosten daalden hiermee met ruim €50.000 in twee jaar.
Bovendien werden structurele tijdbesparingen gerealiseerd binnen het planningsproces en de verwerking van de gewerkte uren. Omdat het programma eenvoudig en overzichtelijk werkt, besparen we veel tijd op het plannen. Vroeger maakten we de dienstrooster in Excel. Dat deed iedere beheerder van elke sporthal voor zich. Dat was een tijdrovende en foutgevoelige klus. Iedere sporthalbeheerder was ruim drie uur per maand bezig met een planning en tijdregistratie. Nu doen we dat met één medewerker binnen drie uur voor alle acht sporthallen.
Hoewel onze medewerkers in het begin moeite hadden met de centrale aansturing voor alle sporthallen, staan ook zij hier nu positief tegenover. Korton Personeelsplanner draagt daaraan bij. Met een eigen code kunnen zij inloggen op de roostersoftware van Korton en hun rooster inzien, het aantal gewerkte uren bekijken en vrije dagen aanvragen bij hun leidinggevende. Hierdoor is het rooster voor alle medewerkers altijd en overal inzichtelijk. Dit is voor hen echt van toegevoegde waarde, omdat zij soms een langere periode niet werken. Bovendien hoeven de medewerkers niet meer zelf hun tijdregistratie bij te houden. Met het kloksysteem van de software gaat ook dat automatisch.